Uutiset |
Miten anniskelupalveluiden ulkoistaminen helpottaa tapahtuman järjestämistä?
Anniskelupalveluiden ulkoistaminen helpottaa tapahtuman järjestämistä siirtämällä juomamyynnin suunnittelun, luvat, henkilökunnan ja kaluston ulkopuolisen ammattilaisen vastuulle. Tapahtuman järjestäjä vapautuu hoitamaan muita kokonaisuuksia, kun anniskelupalvelu toimitetaan avaimet käteen -periaatteella alusta loppuun. Tämä on käytännöllinen ratkaisu niin festivaaleille, yritystapahtumiin kuin yksityistilaisuuksiinkin.
Anniskelulupien hoitamatta jättäminen voi kaataa koko tapahtuman
Anniskelulupa on lakisääteinen vaatimus, ja sen puuttuminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että alkoholia ei saa myydä. Lupaprosessi vaatii viranomaisilmoituksia, aikataulutusta ja tarkkoja tietoja tapahtumapaikasta. Jos tämä jää kiireiselle järjestäjälle viime tippaan, seuraukset voivat olla vakavat. Ulkoistamalla anniskelun ammattilaiselle luvat hoidetaan osana palvelua, eikä järjestäjän tarvitse itse perehtyä alkoholilainsäädännön yksityiskohtiin.
Itse hoidettu baaritarjoilu tapahtumassa syö resursseja muualta
Baaritarjoilun järjestäminen itse kuulostaa yksinkertaiselta, mutta se sitoo nopeasti useita ihmisiä, satoja euroja kalustoon ja monta tuntia suunnittelutyöhön. Myyntitiskit, kylmälaitteet, maksupäätteet, henkilökunnan rekrytointi ja tuotevalikoiman valinta ovat kaikki erillisiä tehtäviä. Kun nämä hoidetaan itse, ne ovat pois jostain muusta. Ulkoistettu anniskelupalvelu tuo kaiken tämän yhtenä pakettina, jolloin järjestäjä voi keskittyä tapahtuman muihin osa-alueisiin.
Mitä anniskelupalveluiden ulkoistaminen tarkoittaa?
Anniskelupalveluiden ulkoistaminen tarkoittaa, että tapahtuman järjestäjä siirtää juomamyynnin kokonaisuudessaan ulkopuolisen palveluntarjoajan vastuulle. Tähän kuuluu tyypillisesti anniskelulupien hankinta, kaluston toimitus, henkilökunnan järjestäminen ja tuotevalikoiman suunnittelu. Järjestäjä maksaa palvelusta ja saa toimivan baarikokonaisuuden ilman, että hänen tarvitsee rakentaa sitä itse.
Käytännössä ulkoistettu anniskelu toimii avaimet käteen -periaatteella. Palveluntarjoaja saapuu paikalle ennen tapahtumaa, rakentaa baarin, hoitaa myynnin tapahtuman aikana ja huolehtii loppusiivouksesta. Järjestäjän ei tarvitse hankkia kalustoa, palkata baarityöntekijöitä erikseen tai selvittää lupabyrokratiaa.
Ulkoistaminen ei tarkoita, että tapahtuman ilme tai tunnelma jäisi palveluntarjoajan käsiin ilman järjestäjän vaikutusmahdollisuuksia. Hyvä anniskelupalvelu räätälöi tuotevalikoiman ja baarin ulkoasun tapahtuman luonteen mukaan, jolloin kokonaisuus sopii yhteen muun ohjelman kanssa.
Miksi anniskelu kannattaa ulkoistaa tapahtumassa?
Anniskelu kannattaa ulkoistaa, koska se vapauttaa järjestäjän resursseja ja vähentää riskejä. Juomamyynti on oma kokonaisuutensa, joka vaatii osaamista lakiasioissa, logistiikassa ja asiakaspalvelussa. Kun sen hoitaa siihen erikoistunut tiimi, lopputulos on laadukkaampi ja järjestäjän työtaakka pienempi.
Tapahtuman järjestäjällä on jo valmiiksi paljon hallittavaa: ohjelma, tekniikka, turvallisuus, viestintä ja lipunmyynti. Anniskelun lisääminen tähän listaan kasvattaa koordinointityötä merkittävästi. Ulkoistaminen poistaa tämän yhden kokonaisuuden järjestäjän vastuulta kokonaan.
Lisäksi ammattimaisella anniskelupalvelulla on valmiit prosessit ja kalusto. Tämä tarkoittaa, että jonot pysyvät lyhyempinä, maksupäätteet toimivat ja henkilökunta tietää, miten toimia ruuhkatilanteissa. Itse rakennetussa ratkaisussa nämä asiat pitää usein opetella kantapään kautta.
Mitä lakisääteisiä vaatimuksia anniskeluun tapahtumassa liittyy?
Tapahtuman anniskeluun tarvitaan anniskelulupa, joka haetaan Valviralta tai aluehallintovirastolta. Lupa on tapahtuma- tai paikkakohtainen, ja hakemuksessa on ilmoitettava muun muassa anniskelualueen rajat, vastuuhenkilö ja tapahtuman ajankohta. Luvatta alkoholia ei saa myydä yleisötilaisuudessa.
Anniskelutoiminnassa on noudatettava alkoholilakia, joka sääntelee muun muassa myyntiaikoja, ikärajavalvontaa ja päihtyneiden henkilöiden palvelemista. Henkilökunnan on tunnettava nämä säännöt, ja vastuuhenkilö on nimettävä etukäteen.
Lupaprosessi vie aikaa, joten hakeminen kannattaa aloittaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Ulkoistettu anniskelupalvelu hoitaa tämän prosessin järjestäjän puolesta, mikä on yksi merkittävimmistä käytännön hyödyistä tapahtuman järjestäjälle.
Miten ulkoistettu anniskelupalvelu käytännössä toimii tapahtumassa?
Ulkoistettu anniskelupalvelu toimii niin, että palveluntarjoaja hoitaa kaiken suunnittelusta purkuun. Prosessi alkaa tapahtuman tarpeiden kartoituksella, jonka pohjalta rakennetaan sopiva baarikokonaisuus. Tapahtumapäivänä palveluntarjoaja tuo kaluston paikalle, rakentaa baarin, hoitaa myynnin ja siivoaa lopuksi.
- Suunnittelu: Palveluntarjoaja selvittää tapahtuman luonteen, osallistujamäärän ja tuotevalikoimaan sekä baarin ilmeeseen liittyvät toiveet.
- Luvat: Anniskeluluvat ja viranomaisilmoitukset hoidetaan ennen tapahtumaa.
- Kaluston toimitus: Myyntitiskit, kylmälaitteet, maksupäätteet ja juomat tuodaan paikalle sovitusti.
- Tapahtuma: Koulutettu henkilökunta hoitaa myynnin, ikärajavalvonnan ja asiakaspalvelun.
- Purku ja siivous: Kalusto kerätään pois ja anniskelualue siivotaan tapahtuman päätyttyä.
Me Qstockilla toteutamme anniskelupalvelut juuri tällä tavalla. Taustamme Qstock-festivaalin ja Tapahtumakeskus Tullisalin tuotannossa tarkoittaa, että meillä on vuosien kokemus toimivien baarikokonaisuuksien rakentamisesta erilaisiin tapahtumiin.
Millaisiin tapahtumiin ulkoistettu anniskelupalvelu sopii parhaiten?
Ulkoistettu anniskelupalvelu sopii parhaiten tapahtumiin, joissa järjestäjällä ei ole omaa anniskeluosaamista tai kalustoa tai joissa tapahtuma on kertaluonteinen. Festivaalit, yritysjuhlat, yksityistilaisuudet, häät sekä urheilu- ja kulttuuritapahtumat ovat tyypillisiä esimerkkejä, joissa ulkoistaminen tuottaa selkeää lisäarvoa.
Erityisen hyvin ulkoistettu baaritarjoilu sopii tapahtumiin, joissa yleisömäärä vaihtelee tai sitä on vaikea ennustaa etukäteen. Ammattimaisella palveluntarjoajalla on kokemusta henkilökunnan ja kaluston mitoittamisesta oikein eri kokoisiin tilaisuuksiin, mikä on vaikeaa ilman aiempaa kokemusta.
Myös tapahtumat, joissa anniskelualue sijaitsee ulkona tai muussa kuin pysyvässä ravintolassa, hyötyvät ulkoistamisesta. Palveluntarjoaja tuo mukanaan kaiken tarvittavan, eikä järjestäjän tarvitse miettiä, mistä hankkia esimerkiksi kylmälaitteet tai maksupäätteet väliaikaiseen käyttöön.
Miten valita luotettava anniskelupalvelun tarjoaja tapahtumaan?
Luotettavan anniskelupalvelun tarjoajan tunnistaa siitä, että heillä on kokemusta vastaavista tapahtumista, selkeä prosessi lupien hoitamiseen ja kyky räätälöidä palvelu tapahtuman tarpeiden mukaan. Pyydä referenssejä ja selvitä, mitä palvelu konkreettisesti sisältää ennen sopimuksen tekemistä.
Tarkista ainakin seuraavat asiat ennen päätöstä:
- Hoitaako palveluntarjoaja anniskeluluvat vai jääkö se järjestäjän vastuulle?
- Sisältyykö palveluun kalusto, henkilökunta ja juomat vai vain osa näistä?
- Onko palveluntarjoajalla kokemusta samankokoisista ja samantyyppisistä tapahtumista?
- Miten henkilökunnan koulutus ja ikärajavalvonta on hoidettu?
- Mitä tapahtuu, jos jokin menee pieleen tapahtumapäivänä?
Hyvä palveluntarjoaja pystyy vastaamaan näihin kysymyksiin selkeästi ja konkreettisesti. Jos vastaukset ovat epämääräisiä tai palvelu vaikuttaa jäykältä paketilta ilman räätälöintimahdollisuutta, kannattaa harkita muita vaihtoehtoja. Tapahtuman järjestäjän ja anniskelupalvelun välinen yhteistyö toimii parhaiten silloin, kun molemmat osapuolet tietävät tarkalleen, mitä on sovittu — ota yhteyttä ja kysy lisää palvelusta.
